3 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de documents

Sans efficacité, les entreprises ne pourront pas survivre. C’est pourquoi l’efficacité est l’un des éléments majeurs qui conduit à des profits élevés.

Il existe des stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour améliorer l’efficacité de votre entreprise. La première consiste à opter pour l’automatisation. Vous pouvez automatiser certaines tâches ou processus pour augmenter la productivité, comme envoyer aux employés leurs talons de paie.

Une autre stratégie consiste à tenir des réunions régulières et plus courtes. Certaines réunions d’entreprise ont tendance à durer trop longtemps. Pour éviter les réunions inutiles, vous pouvez organiser des réunions de 10 minutes par jour.

Utilisant un logiciel de gestion de documents est également une approche efficace. Diverses opérations commerciales dépendent des logiciels, notamment la comptabilité, l’administration et le marketing.

Diriger une entreprise implique de gérer de nombreuses informations, qu’il s’agisse de données relatives à l’entreprise ou de clients. Stocker des documents importants peut s’avérer difficile. Vous pourriez avoir besoin d’un plus grand espace pour les garder. Mais même si vous avez de la place pour cela, ce ne sera pas pratique car certaines données pourraient être perdues ou volées.

D’autre part, avec un logiciel de gestion de documents, vous pouvez réduire l’espace de stockage, protéger les données sensibles et rechercher et rassembler facilement des documents. Vous n’avez plus à dépendre des boîtes, des bacs de stockage et des classeurs pour stocker des documents papier et vous n’aurez plus à vous soucier de l’accès non autorisé à des fichiers importants.

De plus, vous n’avez pas à gérer un processus fastidieux de recherche et de collecte de documents. Vous serez en mesure de rechercher et d’obtenir des fichiers par un simple mot ou une phrase dans un document, selon le logiciel que vous choisissez. Vous pouvez même accéder aux documents n’importe où, n’importe quand tant que vous disposez d’une connexion Internet.

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Pour trouver le bon outil pour votre entreprise, lisez la suite et découvrez les fonctionnalités qu’un logiciel de gestion de documents devrait avoir.

  • Visualiseur et éditeur intégrés

La gestion des documents implique diverses opérations, notamment le stockage, l’édition et la visualisation. Sans logiciel, les employés devront faire des allers-retours, ouvrir des fichiers dans une autre fenêtre ou les télécharger pour éditer, visualiser et stocker des documents. Tout cela prend tellement de temps, laisse place à l’erreur et se traduit par une faible efficacité.

Par conséquent, le logiciel de gestion de documents idéal devrait vous permettre de visualiser et de modifier des documents sur sa plate-forme. Les membres de l’équipe qui utilisent un logiciel de gestion de documents avec une visionneuse et un éditeur intégrés n’utiliseront qu’une seule application pour tous les documents et deviendront plus productif.

La sécurité est vitale lorsqu’il s’agit de données d’entreprise. Si les données tombent entre de mauvaises mains, beaucoup de dégâts seront causés : vos clients perdront leur confiance en vous et partiront. Pour éviter cela, investissez dans un logiciel doté de fonctions de sécurité.

Un logiciel doit avoir deux aspects de sécurité. L’un est des fonctions de sécurité intégrées. Il existe des lois qui régissent la confidentialité des données et offrent une protection contre la cybercriminalité. Le logiciel doit se conformer à ces lois. Vous pouvez toujours vous renseigner sur les mesures de sécurité de l’application avant de prendre votre décision.

L’autre aspect de la sécurité, ce sont les documents. La plupart des entreprises ont une hiérarchie, de sorte que chaque employé joue un certain rôle. Certains ont le pouvoir de réviser des documents tandis que d’autres ne peuvent que les consulter.

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Dans ce cas, le logiciel doit pouvoir empêcher les modifications par du personnel non autorisé grâce à un système de verrouillage des fichiers. Un système de verrouillage de fichier est conçu pour empêcher les modifications d’un fichier verrouillé. Les modifications ne peuvent être effectuées que lorsque l’utilisateur qui avait verrouillé le fichier le déverrouille. De plus, le système peut empêcher deux utilisateurs de modifier le même fichier en même temps. Il pourra verrouiller un certain fichier si quelqu’un d’autre travaille dessus et le déverrouillera une fois les modifications terminées.

Ainsi, avec ce type de système, vous pouvez offrir aux employés sélectionnés l’accès aux documents et définir qui peut et ne peut pas apporter de modifications au document. Un accès restreint aidera à prévenir les données inexactes causées par des modifications de fichiers.

L’essor de la numérisation a conduit les entreprises à trouver de nouvelles façons de gérer leurs opérations. Par exemple, les employés n’ont plus besoin d’être physiquement présents au bureau pour effectuer certains travaux. Ils peuvent désormais travailler à distance à la maison ou ailleurs. Ainsi, un logiciel de gestion de documents doit fournir un stockage en nuage pour permettre l’accès à distance aux documents.

Les documents peuvent être stockés dans le cloud, et toute personne y ayant accès peut afficher, travailler ou récupérer les documents dont elle a besoin, où qu’elle se trouve. Ils ont juste besoin d’avoir un gadget et une connexion Internet.

Un autre avantage du stockage en nuage est qu’il offre un espace de stockage adéquat pour vos documents, peu importe le nombre et la taille des fichiers. Cela signifie que toutes les données de l’entreprise seront stockées dans un emplacement centralisé.

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Outre le stockage en nuage, le logiciel devrait inclure un accès mobile, afin que les utilisateurs puissent afficher et modifier des documents sur leurs smartphones. Enfin, il devrait permettre aux utilisateurs de partager des fichiers ou des dossiers individuels avec d’autres.

Conclusion

Le logiciel de gestion de documents est un outil essentiel pour les entreprises qui valorisent l’efficacité. Il donne un aperçu de tous les documents, protège les informations précieuses et offre un accès facile et rapide aux fichiers. Pour vous assurer de trouver le meilleur logiciel de gestion de documents pour votre entreprise, gardez à l’esprit ces fonctionnalités indispensables.

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